IMPACTO INTERACTIVO S.A.S. (TAKUB) — NIT 900.573.594-6. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables en la República de Colombia.
| Versión | 2.0 (sustituye la versión expedida en 2017) |
|---|---|
| Fecha de aprobación | 25 de marzo de 2026 |
| Aprobada por | Edgar Santiago Vacca Urrea, Representante Legal |
| Responsable de Protección de Datos | Estefany Arenilla |
| Publicación | www.takub.com/politica-privacidad |
| Razón social | IMPACTO INTERACTIVO S.A.S. |
|---|---|
| Nombre comercial | TAKUB |
| NIT | 900.573.594-6 |
| Domicilio y dirección | Cr 27 20 Sur 121, Medellín, Antioquia, Colombia |
| Correo electrónico (Habeas Data) | [email protected] |
| Teléfono | +57 300 172 5579 |
| Sitio web | www.takub.com |
| Responsable de Protección de Datos Personales | Estefany Arenilla |
Esta Política se expide en cumplimiento de las siguientes normas y de aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan:
Esta Política establece las reglas, finalidades y procedimientos que aplica IMPACTO INTERACTIVO S.A.S. (en adelante “TAKUB” o “la Compañía”) para el tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula o suprime en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento.
Aplica a todas las bases de datos físicas y digitales de la Compañía y es de obligatorio cumplimiento para sus administradores, empleados, contratistas y proveedores que traten datos personales a nombre de TAKUB. Su incumplimiento por parte de empleados constituye falta grave conforme al Reglamento Interno de Trabajo, y por parte de contratistas o proveedores, causal de terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
TAKUB aplica de manera armónica e integral los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Por la naturaleza de sus servicios, TAKUB puede actuar en dos calidades distintas frente a los mismos tipos de datos. Identificar correctamente la calidad en cada caso determina las obligaciones aplicables:
Cuando TAKUB actúe como Encargado, la relación con el Responsable se regulará mediante un contrato o cláusula de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1074 de 2015. Si el Titular presenta una consulta o reclamo sobre datos respecto de los cuales TAKUB es Encargado, TAKUB lo trasladará al Responsable e informará de ello al Titular.
A continuación se describen las bases de datos que administra TAKUB, los datos que contienen y las finalidades para las cuales se tratan. Los datos no se utilizarán para finalidades distintas sin la autorización previa del Titular.
Datos: nombre, documento de identidad, empresa, cargo, ciudad, correo electrónico, teléfono, datos de facturación y registro de las interacciones comerciales. Calidad: Responsable.
Finalidades:
Incluye las experiencias ofrecidas por TAKUB y su línea REKREO: fotocabinas, videocabinas, cabinas 360°, espejos mágicos, tótems táctiles, juegos interactivos y activaciones con inteligencia artificial.
Datos: fotografías, videos, grabaciones de voz, imágenes generadas o transformadas mediante inteligencia artificial, nombre, correo electrónico, número de celular, respuestas a trivias o juegos, y datos analíticos de uso de la experiencia (duración, interacciones, tipo de dispositivo). Calidad: por regla general Encargado del cliente contratante; Responsable cuando la experiencia es propia de TAKUB o cuando TAKUB utiliza el contenido para sus propios fines con autorización.
Finalidades:
Datos: nombre, tipo y número de documento de identidad, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, fotografía para escarapela cuando aplique, registros de ingreso y asistencia, y los demás datos que defina el organizador del evento. Calidad: Encargado del cliente organizador.
Finalidades: gestionar la inscripción, emitir credenciales y escarapelas, controlar el ingreso y la asistencia, enviar comunicaciones logísticas del evento y entregar al cliente organizador los reportes que este solicite.
Incluye las plataformas desarrolladas y operadas por TAKUB, tales como Kairo (control de asistencia), Boxflow (gestión de envíos), Voxtter (retroalimentación por voz), TakubGames y demás aplicaciones propias.
TAKUB no utiliza los datos cargados por sus clientes para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, salvo autorización expresa del cliente y, cuando corresponda, de los Titulares.
Datos: identificación, contacto, hoja de vida, formación, experiencia, datos familiares y de beneficiarios, afiliaciones a seguridad social, información salarial y bancaria para pagos, registros de asistencia, evaluaciones de desempeño y, cuando la ley lo exija o permita, datos de salud ocupacional. Calidad: Responsable.
Finalidades:
La información de los empleados se custodia con acceso restringido al personal de Recursos Humanos y Contabilidad y no se cede a terceros sin autorización del Titular, salvo requerimiento legal.
Datos: identificación, contacto, datos tributarios y bancarios, y datos de los empleados del proveedor que presten servicios en eventos. Calidad: Responsable. Finalidades: seleccionar, evaluar y contratar proveedores, gestionar pagos, cumplir obligaciones tributarias y coordinar la ejecución de los servicios.
Datos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, fuente de tráfico, identificadores de cookies y datos ingresados en formularios de contacto. Calidad: Responsable. Finalidades: atender solicitudes, operar y mejorar el sitio, medir el desempeño de campañas publicitarias y personalizar la publicidad, conforme a la sección 19 de esta Política.
Los datos de los accionistas se tratan exclusivamente para las finalidades derivadas de la relación societaria y se sujetan a la reserva de los libros de comercio establecida en la ley.
La imagen y la voz de una persona son datos personales. Se convierten en datos biométricos, y por tanto en datos sensibles, cuando se someten a un tratamiento técnico que permite identificar o autenticar de forma única a la persona, por ejemplo, mediante reconocimiento facial, comparación de rostros o análisis de patrones de voz.
Cuando TAKUB trate datos sensibles, incluidos los biométricos, aplicará las siguientes reglas:
Las experiencias con inteligencia artificial que solo transforman o estilizan una imagen, sin identificar a la persona, se tratan como datos personales ordinarios, pero TAKUB informará al participante sobre el uso de herramientas de inteligencia artificial y sobre los proveedores tecnológicos que intervienen en el procesamiento.
Los datos de salud de los empleados se tratan únicamente en los casos exigidos o permitidos por la normatividad laboral y de seguridad y salud en el trabajo.
El tratamiento de datos de menores de edad solo procederá cuando responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Para ello:
TAKUB obtendrá la autorización del Titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, informándole la finalidad del tratamiento, sus derechos y los datos de contacto del Responsable. La autorización podrá otorgarse por escrito, de forma oral, por medios electrónicos (por ejemplo, casillas de aceptación en pantallas, formularios o sitios web) o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular otorgó su consentimiento. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca.
TAKUB conservará prueba de las autorizaciones obtenidas. Los formatos de aviso de privacidad y de autorización utilizados en activaciones se incluyen como anexos de esta Política.
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
Estos derechos pueden ejercerlos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, y las personas que estipulen a favor de otro.
TAKUB designa a Estefany Arenilla como Responsable de Protección de Datos Personales, con la función de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares y de velar por la implementación de esta Política. Sus funciones incluyen:
| Nombre | Estefany Arenilla |
|---|---|
| Correo electrónico | [email protected] |
| Teléfono | +57 300 172 5579 |
| Dirección | Cr 27 20 Sur 121, Medellín, Antioquia, Colombia |
Las solicitudes se pueden presentar por correo electrónico a [email protected], con el asunto “Habeas Data”, o por escrito en la dirección Cr 27 20 Sur 121, Medellín, Antioquia, Colombia. Toda solicitud debe contener: nombre e identificación del Titular (o de quien actúe en su nombre, con el documento que acredite su calidad); descripción clara de la petición y del derecho que desea ejercer; dirección física o electrónica para notificaciones; y los documentos que desee hacer valer.
Las consultas sobre la información personal del Titular que repose en las bases de datos de TAKUB serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular que considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo, que se tramitará así:
El Titular o su causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante TAKUB.
Para prestar sus servicios, TAKUB transmite datos personales a proveedores que actúan como Encargados, entre ellos: servicios de alojamiento en la nube y bases de datos, herramientas de correo electrónico, mensajería (SMS y WhatsApp), CRM, almacenamiento de archivos, analítica web, publicidad digital y servicios de procesamiento con inteligencia artificial. Algunos de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.
En estos casos, TAKUB suscribe contratos o acepta términos de tratamiento de datos que obligan al proveedor a tratar la información solo para las finalidades autorizadas, con medidas de seguridad adecuadas y confidencialidad, conforme a lo exigido por el Decreto 1074 de 2015.
La transferencia internacional de datos solo se realizará hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o cuando se presente alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la autorización expresa e inequívoca del Titular o la necesidad para la ejecución de un contrato entre el Titular y TAKUB.
TAKUB no vende, alquila ni cede bases de datos personales a terceros.
TAKUB adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a su tamaño y al tipo de datos que trata, entre ellas:
Todo empleado o contratista que detecte o sospeche un incidente de seguridad que afecte datos personales (pérdida o robo de equipos, acceso no autorizado, envío de información a destinatarios equivocados, entre otros) deberá reportarlo de inmediato al Responsable de Protección de Datos. TAKUB gestionará el incidente, adoptará medidas para contener sus efectos, informará al Responsable del Tratamiento cuando actúe como Encargado y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones de dicha autoridad.
Las bases de datos de TAKUB estarán vigentes mientras la Compañía desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades para las cuales fueron creadas. Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que motivó su recolección y los plazos legales aplicables. Cumplido ese tiempo, serán suprimidos o anonimizados de forma segura.
| Tipo de información | Plazo de conservación |
|---|---|
| Contenido capturado en activaciones (fotos, videos, voz) cuando TAKUB actúa como Encargado | El que instruya el cliente contratante. A falta de instrucción, máximo noventa (90) días después del evento. |
| Plantillas o patrones biométricos generados para producir una experiencia | Solo durante la experiencia; se suprimen al finalizar, salvo autorización expresa. |
| Datos de asistentes a eventos (registro y acreditación) | El que instruya el cliente organizador. A falta de instrucción, máximo seis (6) meses después del evento. |
| Datos cargados por clientes en plataformas SaaS | Durante la vigencia del contrato; al terminar, se devuelven o suprimen según instrucción del cliente. |
| Clientes, proveedores y soportes contables | Diez (10) años, conforme a las normas comerciales y tributarias. |
| Historias laborales | Durante los plazos exigidos por la normatividad laboral y pensional. |
| Candidatos no seleccionados | Seis (6) meses, salvo autorización para un plazo mayor. |
| Prospectos y suscriptores de comunicaciones comerciales | Hasta que el Titular revoque su autorización o solicite la supresión. |
TAKUB inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se encuentre dentro de los sujetos obligados conforme al Decreto 090 de 2018 (sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT). Mientras no esté obligada, mantendrá un inventario interno actualizado de sus bases de datos, que incluye su finalidad, tipo de datos, calidad en la que actúa, ubicación y medidas de seguridad.
Cualquier cambio sustancial en esta Política, en particular sobre la identificación del Responsable o las finalidades del tratamiento, será comunicado a los Titulares de forma oportuna y a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, mediante publicación en www.takub.com y, cuando sea posible, por los canales de contacto registrados. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se obtendrá una nueva autorización del Titular.
Esta Política rige a partir de la fecha de su aprobación y publicación, y sustituye en su integridad la Política de Protección de Datos Personales de IMPACTO INTERACTIVO S.A.S. expedida en 2017, así como cualquier otra versión anterior. Estará publicada de forma permanente en www.takub.com/politica-privacidad y a disposición de los Titulares en las oficinas de la Compañía.
Fecha de aprobación: 25 de marzo de 2026.
EDGAR SANTIAGO VACCA URREA
Representante Legal — IMPACTO INTERACTIVO S.A.S.
NIT 900.573.594-6
Aviso de privacidad
IMPACTO INTERACTIVO S.A.S. (TAKUB), NIT 900.573.594-6, con domicilio en Cr 27 20 Sur 121, Medellín, Antioquia, Colombia, correo [email protected] y teléfono +57 300 172 5579, es responsable del tratamiento de sus datos personales o actúa como encargado por cuenta de las marcas que contratan sus servicios.
¿Para qué usamos sus datos? Para atender sus solicitudes y prestar nuestros servicios; entregarle el contenido (fotos, videos y demás) generado en nuestras experiencias; gestionar el registro y acceso a eventos; operar nuestras plataformas de software; facturar y cumplir obligaciones legales; y, si usted lo autoriza, enviarle información comercial.
Datos sensibles: si una experiencia utiliza reconocimiento facial, de voz u otro dato biométrico, se lo informaremos previamente. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de datos de niños, niñas y adolescentes.
Sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso de sus datos; revocar la autorización; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
¿Cómo ejercerlos? Escriba a [email protected] con el asunto “Habeas Data”. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en www.takub.com/politica-privacidad.